Het kasboek is niet het dagontvangstenboek!

21 Nov 2017

U krijgt een fiscale controle en men vraagt u om het kasboek en het dagontvangstenboek voor te leggen. Tiens, is dat dan niet hetzelfde? Wat zijn de verschillen tussen beide boeken en welk van de twee is eigenlijk verplicht?

Kasboek

Verplicht? Ja, de boekhoudwetgeving verplicht u om een aankoopdagboek, een verkoopdagboek en een financieel dagboek bij te houden. Het financieel dagboek bestaat uit de bankuittreksels en het kasboek. In het kasboek worden de kasbewegingen bijgehouden, zowel in als uit, dus zowel bv. contante betalingen van klanten en geld dat u van uw rekening haalt en in de kassa stort, als de cashbetaling van een leverancier of geld dat u uit de kassa neemt voor een privé-uitgave.

Tip. Een kasregister, dus een echt kassasysteem, is niet verplicht. Heeft u slechts weinig contante verrichtingen, dan mag u uw contant geld ook gewoon in een kistje bewaren.

Moet dat op papier? Neen, u mag kiezen tussen een kasboek op papier of een elektronisch systeem. Van een elektronisch systeem moet u wel garanderen dat u de cijfers die u al ingeschreven heeft niet meer achteraf kunt veranderen. Een kasboek in Excel op uw pc volstaat m.a.w. niet.

Dagontvangstenboek

Verplicht? Ja, meestal wel. De btw-wetgeving verplicht u immers om een dagontvangstenboek te hebben als u contante verkopen heeft, d.w.z. verkopen zonder factuur. Het gaat voor alle duidelijkheid niet enkel om de verkopen die cash betaald worden, en dus in het kasboek komen, maar ook om verkopen zonder factuur die met een bankkaart betaald worden, en dus niet in het kasboek komen.

Tip. U moet uw contante verkopen niet in een dagontvangstenboek noteren wanneer u gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem, beter bekend als de zgn. witte kassa, of toepassing maakt van een btw-forfait.

Moet dat op papier? Neen, net zoals het kasboek mag u het dagontvangstenboek op papier of elektronisch bijhouden. Een papieren boek mag niet losbladig zijn, terwijl een elektronisch dagontvangstenboek moet beantwoorden aan technische voorschriften om de onomkeerbaarheid van de inschrijvingen te garanderen. U bent wel vrij om te kiezen welke software u gebruikt – er blijken wel verrassend weinig programma’s op de markt – en op welke drager u de gegevens opslaat.

Hoe invullen? Elke dag moet u uw ontvangsten van die dag in het dagontvangstenboek inschrijven, uitgesplitst per btw-tarief. Heeft u een kasregister, dan volstaat het om de totalen per btw-tarief over te nemen. U moet de kasrolletjes bijhouden zodat de fiscus die totalen kan controleren.

Let op! Verkopen van meer dan € 250 incl. btw moet u apart inschrijven in het dagontvangstenboek, met een omschrijving van de verkochte goederen, tenzij die reeds op de kastickets staat.

Volstaat één boek?

In principe wel. Het kasboek is dus niet hetzelfde als het dagontvangstenboek, maar u mag wel beide boeken combineren in één boek. Alleen moet uw kasboek dan voldoen aan alle voorwaarden voor een dagontvangstenboek en omgekeerd.

In de praktijk vaak niet haalbaar. Meestal is het overzichtelijker om toch maar twee aparte boeken te hebben. U noteert dan eerst de dagontvangsten per betalingswijze in het dagontvangstenboek. Daarna neemt u het totaal van de cash betaalde ontvangsten in het kasboek over, en dan schrijft u de overige kasbewegingen in.

In uw kasboek noteert u alle kasbewegingen, in en uit. In het dagontvangstenboek noteert u alle contante verkopen, ook deze die met een kaart betaald worden. Beide boeken zijn verplicht. U mag ze in principe combineren, maar twee aparte boeken bijhouden is meestal praktischer.
 
bron: Indicator