Managementvennootschap: 10 gulden regels om risico’s te beperken

9 Sep 2015

Zoals u weet, heeft de fiscale administratie onlangs haar nieuwe ‘controleacties’ voor 2015 aangekondigd.

Daarin valt onder meer te lezen dat een onderneming mogelijk wordt gecontroleerd als ze "een beroep heeft gedaan op de vennootschapsstructuur met het oog op een fiscale optimalisatie ten bate van haar bedrijfsleider(s), van haar directe omgeving of van de groep".

Deze waarschuwing roept op zijn minst vragen op.

Zou de oprichting van een eenpersoonsvennootschap, een patrimoniumvennootschap of een managementvennootschap voortaan als risicogedrag of zelfs als misbruik worden beschouwd?

Hoe dan ook kunnen we in elk geval veronderstellen dat managementvennootschappen duidelijk in het vizier worden genomen en dat de controles van die entiteiten dreigen te worden opgevoerd?

Wij nemen deze gelegenheid te baat om enkele principes in herinnering te brengen en tips aan te reiken.

In de eerste plaats wijzen we erop dat de argumenten die de administratie aanhaalt om de aftrekbaarheid van managementprestaties te betwisten, nu goed gekend zijn: geen bewijs van de prestaties, onvoldoende gedetailleerde facturen, taxatie van dergelijke bedragen als gift, simulatie van de managementvennootschap, onevenredigheid van de prestaties ten opzichte van de marktstandaarden, familiebanden tussen de begunstigde van de prestaties en de dienstverstrekker, noodzaak om de betaalde bedragen als giften te herkwalificeren enz.

Hoewel de fiscus niet mag oordelen over de opportuniteit van de uitgaven die de vennootschap maakt, kan hij op grond van artikel 53, 10° WIB 1992 wel de kosten afwijzen die hij ‘onredelijk’ acht, meer bepaald in vergelijking met de prijzen die worden toegepast in de sector waarin de vennootschap actief is. Zo kan de fiscus een vergelijking uitvoeren tussen de management fees die aan de managementvennootschap van één van de bedrijfsleiders worden betaald en de bezoldigingen die worden uitgekeerd aan de andere bedrijfsleiders die hun mandaat als natuurlijk persoon uitoefenen. De bedrijfsleider moet vervolgens bewijzen dat hij andere prestaties verricht dan de andere bedrijfsleiders of meer verantwoordelijkheden heeft.

Tot slot zal de administratie zich beroepen op artikel 26 WIB 1992 om ervan uit te gaan dat de management fees geheel of gedeeltelijk een abnormaal of goedgunstig voordeel vormen, dat de exploitatievennootschap verleent aan de managementvennootschap. Het voordeel zal als goedgunstig worden beschouwd indien niet wordt bewezen dat de vergoedingen daadwerkelijke prestaties dekken. Het voordeel is abnormaal indien het in strijd is met de gebruiken in de sector.

Hierna volgen de 10 gulden regels:

  1. Het valt op te merken dat een managementvennootschap niet mag worden gebruikt om een contract van schijnzelfstandige te verhullen of om welke kost dan ook af te trekken. Vermijd om een managementcontract te sluiten voor de uitoefening van ondergeschikte functies en neem er evenmin bepalingen in op, die onverenigbaar zijn met een aannemingsovereenkomst (zoals de verplichting om een werkrooster na te leven, een vergadering bij te wonen, in de bedrijfsruimten te werken enz.).
  2. Om de echtheid van de managementprestaties te kunnen bewijzen, moet een managementovereenkomst worden gesloten. In die overeenkomst moet de aard van de activiteiten duidelijk worden beschreven, maar moet de mogelijkheid worden opengelaten voor eventuele nieuwe opdrachten zodat het risico dat de overeenkomst niet langer kan worden nageleefd, wordt vermeden. 
  3. De facturen moeten gedetailleerd en nauwgezet geformuleerd zijn. Het verdient aanbeveling om de timesheets bij die facturen te voegen. Bovendien is het beter om periodieke facturen op te stellen dan om één enkele factuur op te maken.
  4. Naast de managementvennootschap en het opstellen van facturen wordt er aangeraden om een dossier bij te houden van stukken die aantonen dat de opdrachten werkelijk werden uitgevoerd: notulen van de raad van bestuur en beheersverslagen, briefwisseling en e-mails, werkverslagen, interne nota’s, bewijs van ondertekening van contracten, bewijs van beroepsverplaatsingen.
  5. Uiteraard moet worden nagekeken of de statuten van de vennootschap de uitoefening van die managementprestaties toestaan.
  6. Het is wenselijk om een overeenkomst op te stellen waarin de aard van de activiteiten duidelijk worden beschreven, maar waarin de mogelijkheid wordt opengelaten voor eventuele nieuwe opdrachten zodat het risico dat de overeenkomst niet langer kan worden nageleefd, wordt vermeden.
  7. Stel een redelijke bezoldiging vast, rekening houdend met de aard en de omvang van het werk. De fiscus kan immers het deel van de bezoldiging verwerpen dat hoger is dan wat de norm is in de sector. 
  8. Vermijd ook situaties waarin de natuurlijke persoon zowel bestuurder is van de managementvennootschap als van de vennootschap die er een beroep op doet (dubbele functie). 
  9. Als de managementvennootschap een onroerend goed heeft aangekocht en aanspraak maakt op de aftrek van hoge onroerende kosten, zorg er dan voor dat de statuten van de managementvennootschap worden uitgebreid en dat er op gedetailleerde wijze vastgoedontwikkeling en -beheer in wordt opgenomen (de fiscus kan immers alle uitgaven verwerpen die niet in overeenstemming zijn met het belangrijkste maatschappelijk doel van de vennootschap).
  10. Hoewel deze kwestie omstreden is, kan het ten aanzien van het risico dat de fiscus de antimisbruikmaatregel inroept, nuttig zijn om over niet-fiscale argumenten te beschikken om de oprichting van een managementvennootschap te verantwoorden: mogelijkheid voor een gepensioneerde om een beroepsactiviteit in vennootschap voort te zetten, betrekken van een partner bij de vennootschap, invoering van een aanvullende pensioenregeling (zoals een individuele pensioentoezegging), uiteenlopende standpunten tussen vennoten (waarbij de managementvennootschap het mogelijk maakt dat elk van de vennoten zelf beslissingen neemt over zijn loonbeleid).

Bron: IAB - Fiscale Radar